RATGEBER · SCHNITTSTELLEN
SCHNITTSTELLEN: IHRE PROGRAMME, EIN GEMEINSAMER DATENSTAND.
Der Auftrag steht im Kundenprogramm, die Rechnung in der Buchhaltung, der Termin im Kalender. Damit daraus ein verlässlicher Ablauf wird, müssen die Programme Informationen austauschen können. Schnittstellen schaffen diese Verbindung. Ihr Team muss weniger Daten übertragen und findet benötigte Angaben dort, wo es ohnehin arbeitet.
Autor: Michael Labitzke, Technical Director, Cyntro Systems · Stand:
AUF EINEN BLICK
- Angaben aus einem Programm in anderen weiterverwenden.
- Mit vertrauten Programmen weiterarbeiten, wenn sie sich passend verbinden lassen.
- Informationen dann bereitstellen, wenn sie im nächsten Schritt gebraucht werden.
- Festlegen, welches Programm für welche Daten maßgeblich ist.
- Erkennen, ob eine Übertragung geklappt hat oder etwas fehlt.
DIESELBEN INFORMATIONEN FÜR ALLE.
Eine Lieferadresse wurde im Kundenprogramm geändert, in der Auftragsliste steht noch die alte. Der Lagerbestand wurde korrigiert, im Webshop ist davon nichts zu sehen. Solche Unterschiede kosten Rückfragen und können zu Fehlern führen. Eine passende Anbindung gibt ausgewählte Änderungen an die Programme weiter, die sie brauchen. Dazu wird festgelegt, wo eine Information gepflegt wird und welche Systeme sie übernehmen. So müssen Ihre Mitarbeitenden nicht bei jedem Vorgang erst herausfinden, welche Angabe gilt.
VERTRAUTE PROGRAMME BESSER NUTZEN.
Ihre Buchhaltung erfüllt ihren Zweck, Ihr Team kennt das Kundenprogramm, und der Webshop ist eingerichtet. Trotzdem wird zwischen den Programmen viel kopiert. Hier kann eine Verbindung mehr bringen als ein weiterer Softwarewechsel. Eine Bestellung lässt sich beispielsweise an die Auftragsbearbeitung übergeben, eine freigegebene Rechnung an die Buchhaltung. Die Mitarbeitenden arbeiten in ihrer gewohnten Umgebung weiter. Ob das mit Ihren Programmen möglich ist, prüfen wir anhand der vorhandenen Austauschfunktionen. Entscheidend ist, welche Daten tatsächlich gebraucht werden und was die Programme damit tun können.
AKTUELLE DATEN, WENN SIE GEBRAUCHT WERDEN.
Nicht jede Information muss sofort übertragen werden. Für eine monatliche Abrechnung kann ein geplanter Dateiaustausch genügen. Ein Lagerbestand, auf dessen Grundlage verkauft wird, muss häufig genug aktualisiert werden, damit sich Ihr Team darauf verlassen kann. Der richtige Rhythmus ergibt sich aus dem Arbeitsablauf. Manche Programme tauschen Daten über Dateien aus, andere können direkt miteinander kommunizieren. Beide Wege lassen sich je nach Programm automatisieren. Wichtig ist, wann die Informationen ankommen, ob sie vollständig sind und ob die Verbindung den Alltag erleichtert.
WISSEN, WOHER EINE ANGABE KOMMT.
Eine Verbindung ist erst dann hilfreich, wenn Sie ihrem Ergebnis vertrauen können. Welche Datensätze wurden übertragen? Wann war der letzte Abgleich? Warum fehlt eine Bestellung? Diese Fragen sollten sich beantworten lassen, ohne mehrere Programme durchsuchen zu müssen. Übertragungen werden dafür nachvollziehbar festgehalten, Fehler an die zuständige Person gemeldet. Vor einer erneuten Übertragung wird geprüft, was bereits angekommen ist. Das hilft, doppelte Einträge zu vermeiden. Ebenso gehört dazu, die Anbindung zu prüfen, wenn eines der beteiligten Programme geändert wird.
WELCHE SCHNITTSTELLE PASST ZU IHREM ABLAUF?
Dateiaustausch
Wie Daten übertragen werden
Ein Programm stellt eine Datei bereit, das andere liest sie ein.
Aktualisierung
Zu vereinbarten Zeitpunkten oder bei Bedarf.
Voraussetzung
Zueinander passende Import- und Exportformate.
Gut geeignet für
Periodische Abrechnungen, Listen und Berichte.
Im laufenden Betrieb
Dateien und Importergebnisse müssen geprüft werden.
Automatisch möglich?
Ja, wenn sich Export und Import automatisieren lassen.
Direkte Anbindung
Wie Daten übertragen werden
Die Programme tauschen Daten über die angebotene Schnittstelle aus.
Aktualisierung
In kurzen Abständen oder bei einem Ereignis, sofern unterstützt.
Voraussetzung
Eine verfügbare Schnittstelle mit passenden Funktionen und Zugriffsrechten.
Gut geeignet für
Bestellungen, Lagerbestände und Terminabgleiche.
Im laufenden Betrieb
Übertragungen werden überwacht und Anbieteränderungen berücksichtigt.
Automatisch möglich?
Ja, soweit die beteiligten Programme es unterstützen.
WAS UNS DAZU OFT GEFRAGT WIRD
Lässt sich unser Programm überhaupt anbinden?
Das hängt von den Möglichkeiten des Programms ab. Wir prüfen, welche Schnittstellen oder Import- und Exportfunktionen es anbietet, welche Daten darüber verfügbar sind und ob der Anbieter den nötigen Zugriff erlaubt. Fehlt ein passender Austauschweg, benennen wir diese Grenze. Eine Verbindung sollte nicht davon abhängen, dass jemand regelmäßig Daten von Hand nacharbeitet.
Welche Daten werden ausgetauscht?
Die Daten, die für den vereinbarten Ablauf gebraucht werden, etwa Kundennummer, Lieferadresse oder Bestellpositionen. Vorher wird festgelegt, welches Programm die jeweilige Information führt und ob die Verbindung nur Daten abruft oder auch Einträge anlegt und ändert. Auch der Umgang mit doppelten oder widersprüchlichen Angaben gehört dazu.
Wer bekommt Zugriff auf unsere Programme?
Eine Anbindung benötigt nur die Berechtigungen, die ihr Ablauf erfordert. Ein reiner Datenabruf braucht beispielsweise keine Erlaubnis, Einträge zu verändern. Konten, Freigaben und technische Schlüssel werden vor dem Start mit Ihnen abgestimmt. Es muss klar sein, wer sie verwaltet und wie Zugriffe entzogen werden können, wenn die Betreuung wechselt.
Was passiert bei einem Ausfall oder einem Programmwechsel?
Bei einer unterbrochenen Übertragung muss erkennbar bleiben, welche Daten angekommen sind und welche noch fehlen. Wer die Meldung bearbeitet und wie die Übertragung fortgesetzt wird, wird vorher vereinbart. Bei einem Programmwechsel oder einer Änderung durch den Anbieter wird geprüft, ob Datenformate und Funktionen noch zusammenpassen. Eine Anbindung braucht deshalb auch eine Zuständigkeit für den laufenden Betrieb.
Was kostet eine Anbindung?
Der Aufwand hängt von den beteiligten Programmen, Datenformaten, Übertragungsrichtungen und Prüfungen ab. Auch Gebühren des Softwareanbieters und die spätere Betreuung können eine Rolle spielen. Im kostenlosen Erstgespräch besprechen wir den gewünschten Ablauf. Nach Prüfung der technischen Möglichkeiten erhalten Sie ein Festpreis-Angebot für den vereinbarten Umfang.
WO ÜBERTRAGEN SIE DATEN NOCH VON HAND?
Erzählen Sie uns im kostenlosen Erstgespräch, welche Programme Sie nutzen und wo die Verbindung fehlt. Wir schauen gemeinsam, wie Ihre Daten an die richtige Stelle kommen können, ohne dass Ihr Team sie immer wieder übertragen muss.